Tous, Blog, Vie de bureau, Management

Image

© Marie Kondo - Konmari

Avec la pandémie, et la généralisation du télétravail, les rythmes de chacun ont pu être perturbés. Il faut s’adapter pour trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et garder une organisation optimale pour atteindre ses objectifs. On vous propose donc une petite check-list pour vous y retrouver dans vos différentes tâches et devenir le maître de l’organisation ! 

Les conséquences d’une mauvaise organisation et gestion de son temps

  • Un surinvestissement du ou de la salarié.e : il.elle peut mettre sa santé mentale et physique en danger, en fournissant davantage d’efforts pour compenser son manque de temps et d’organisation.
  • Un désinvestissement : en se rendant compte qu’il.elle n’arrive pas à remplir ses objectifs, le ou la salarié.e peut se sentir démuni.e et perdre toute motivation dans son travail. 
  • Le présentéisme : le ou la salarié.e est présent.e physiquement à son poste de travail, mais ne travaille pas concrètement. Ce phénomène peut s’observer lorsque des employé.e.s effectuent des heures supplémentaires alors qu’ils ont exécuté leur tâches, mais veulent montrer leur disponibilité à leur manager ou leur collègues ou parce qu’il est mal vu de partir à l’heure dans certaines entreprises.

 

Du côté des entreprises, on peut observer une baisse de productivité ou encore une démotivation des talents. Il convient alors de mettre en œuvre des outils pour palier le manque d’organisation, en communiquant davantage avec vos employés. Vous pourrez alors les aider en leur proposant les outils adaptés à leur problématique, mais aussi en vous montrant davantage à l’écoute pour qu’ils retrouvent la sérénité dont ils ont besoin. 

Quelques outils pour s’organiser

  •  Trello & Favro : pour la gestion de projet : ils vous permettront de créer et suivre votre projet sur vos tableaux de bord, ou encore convier votre équipe et lui assigner différentes tâches.

 

  • monday.com : une plateforme de gestion du travail parmi les plus performantes, et pour cause : elle peut répondre aussi bien aux attentes des entrepreneurs, qu’aux projets de grand envergure, et c’est son atout ! 

 

  • Asana : un outil de gestion des tâches, vous permettra de mieux communiquer entre les différents membres d’un groupe de travail. 

 

  • Jira : un outil conçu pour les équipes travaillant dans la gestion de logiciel : il permet aux développeurs de collaborer plus facilement. 

 

  • Backblog : pour un mix entre la gestion de projet, des bugs et le contrôle des versions

 

  • Notion : fournit un espace de travail tout-en-un : les tâches peuvent être aisément déplacées 

 

  • Airtable : pour concevoir un planning éditorial ou encore un calendrier partagé

1. Comment structurer son planning ?

Stop à la procrastination ! 

 

 

Ne remettez jamais à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui : c’est la base de l’organisation ! Tout ce qui peut être fait doit être fait, pour vous libérer ensuite du temps qui vous sera utile notamment pour gérer des urgences. Même si une tâche ne vous enchante pas, il vaut mieux l’avoir terminée plutôt que de la laisser traîner et de finir par devoir la gérer à la dernière minute. Une mauvaise appréhension des missions peut générer du stress et par conséquent la procrastination. Pour contrer le phénomène, essayez de chercher du positif dans les tâches que vous aimez le moins. Vous pouvez également tenter de vous fixer des délais pour chaque tâche :  c’est en passant à l’action que vous arriverez à contrer la procrastination. De plus, essayez au maximum d’éviter toute distraction autour de vous. Cela peut paraître difficile, notamment en période de télétravail, mais c’est ainsi que vous arriverez à mieux vous concentrer et donc moins procrastiner !

 

Anticipez les imprévus

 

 

Réservez-vous des plages horaires sur votre planning pour gérer les imprévus : elles seront remplies par des urgences, ou encore un travail que vous n’aurez pas eu le temps de terminer. Dans tous les cas, ce temps libre représente un atout pour votre organisation !

 

Essayez de ne faire qu’une seule chose à la fois

 

Le cerveau n’est fait que pour pouvoir gérer qu’une chose à la fois. Essayez donc, dans la mesure du possible, de ne pas commencer plusieurs tâches en même temps, au risque de vous y perdre.

Pour cela, organisez votre emploi du temps de manière à répartir vos tâches, afin de pouvoir vous concentrer sur une seule de celles-ci puis passer à une autre avec plus d’efficacité. Faire une seule chose à la fois, c’est bien, mais pouvoir alterner les tâches vous rendra plus productif ! Après les avoir classées par ordre d’importance et d’urgence, répartissez les selon leur intérêt. De plus, n’oubliez pas d’évaluer le temps que chaque tâche pourrait vous prendre : cela vous permettra de planifier vos différentes missions selon votre agenda, et ainsi d’améliorer votre productivité. Vous pouvez notamment vous aider des outils que nous avons mentionné au début de l’article. 

2.Fixez-vous des objectifs

Les objectifs à moyen et long terme constituent un atout considérable dans votre organisation. Non seulement ils vous aideront à mieux planifier vos tâches, mais ils vont surtout permettre d’être plus motivé.e et de garder en tête une ligne de conduite. Posez-vous également la question : Quelles sont les bénéfices et les résultats que j’attends ? En effet, vous pourrez ainsi planifier vos tâches de manière optimale.

3. Apprenez à déléguer

Dans la mesure du possible, essayez de communiquer avec votre n+1 concernant votre sentiment d’être submergé, vous pourrez ainsi trouver une solution ensemble. Cela vous permettra de vous concentrer sur vos travaux plus urgents, mais également de libérer votre esprit. Il est essentiel d’expliquer les raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas exécuter les missions. Cela permettra à votre n+1 de mieux comprendre pourquoi vous souhaitez leur déléguer la tâche. N’oubliez pas également de rester à l’écoute, d’épauler et d’encourager la personne qui prendra le relai de votre tâche.

 

Planification des tâches, lutte contre la procrastination ou encore la maîtrise de l’imprévu : ces méthodes peuvent se révéler précieuses lorsqu’il s’agit de bien s’organiser dans son travail. L’organisation et la gestion du temps sont fondamentaux pour une meilleure efficacité et qualité de vie au travail, il faut donc veiller à faire le point lorsque l’on se sent submergé.e ou que l’on éprouve moins d’intérêt à exercer son activité. De plus, n’hésitez pas à en parler à votre supérieur qui pourra vous fournir une écoute et des outils adaptés à vos besoins !