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L’organisation et l’utilisation de votre boîte mail doivent vous permettre d’améliorer votre productivité au travail mais également de réduire votre bilan carbone ! L’objectif est d’atteindre zéro mails non-lus. Comment y arriver ?

1. Organisez votre boîte mail

Gérer manuellement vos e-mails peut impacter votre efficacité et votre créativité. Pour éviter le stress provoqué par les e-mails non lus, les notifications et les newsletters il existe des gestes simples pour organiser votre boîte mail.

 

Tout d’abord, rangez par catégorie : choisissez vos propres libellés, newsletters, urgent, à faire plus tard, etc.) et utilisez une couleur pour chacun d’eux.

 

Ensuite, créez des filtres : il s’agit de labelliser automatiquement un type d’e-mail régulier en utilisant les mots-clés présents dans l’objet du mail.    

2. Accordez-vous un temps limité pour lire vos emails

Instaurez des créneaux pour consulter et traiter vos e-mails. 3 à 4 créneaux par jour sont suffisants pour traiter les e-mails importants et transférer ceux qui peuvent être gérés par un(e) de vos collègues.

 

Pour mieux gérer vos e-mails, il est préférable de les trier et de les traiter par ordre de priorité, et non par ordre d’arrivée. Déterminez les messages les plus importants et qui attendent une réponse rapide. Dans l’idéal, il faut y répondre de suite en vous accordant uniquement le temps nécessaire.

3. Libérez-vous des spams et des newsletters inutiles

Commencez par vous désabonner des newsletters inutiles : inscrivez-vous seulement aux newsletters pertinentes. N’indiquez pas votre adresse mail sur les sites que vous visitez pour ne pas être assailli(e) par les e-commerçants et les spammeurs. Si une newsletter ne vous intéresse plus, cliquez sur le lien de désinscription ou utilisez un logiciel pour vous aider à vous désabonner.

 

Pour ne pas vous laisser déborder par vos e-mails, vous pouvez réaliser un nettoyage de votre boîte mail. Par exemple avec un logiciel spécialisé comme Cleanfox qui vous aide à repérer les messages obsolètes, les newsletters et spams et les supprimer en un clic.

4. Pour transmettre des fichiers lourds : stockage ou envoi ?

Que ce soit dans un cadre professionnel ou personnel, vous avez forcément dû faire face à la problématique de l’envoi de fichiers lourds et volumineux.

 

Le simple envoi d’e-mail ne permet d’inclure des pièces jointes que de manière limitée. Vous pouvez les compresser ou réduire leur taille, mais vous risquez de perdre en qualité et ne pas réussir à réduire suffisamment le fichier.

 

Plutôt que d’envoyer le fichier, vous pouvez l’héberger, puis partager un lien à votre destinataire pour qu’il/elle puisse le consulter ou le télécharger. Bien que l’espace de stockage soit important, il n’est pas infini et vous pouvez faire face à un serveur saturé.

 

Dropbox et Google drive sont les outils les plus connus pour stocker vos fichiers en ligne et les partager via un lien qui donnera accès à certains fichiers ou dossiers. Il est également possible de paramétrer différents droits selon vos besoins (lecture seule, modifiable…). L’avantage de ces outils est que vous pouvez y avoir accès partout quand vous le souhaitez.

 

En plus des services de stockage en ligne et de partage cloud il existe d’autres services d’envoi de fichiers lourds sans stockage pour un usage plus ponctuel comme Wetransfer et Smash.

 

Wetransfer et Smash sont les outils les plus connus pour l’envoi de fichiers volumineux. Ces outils sont simples, intuitifs et gratuits (jusqu’à l’envoi 2G). Vous n’avez qu’à les déposer dans l’interface, renseigner l’adresse email du destinataire et rédiger un court message et l’envoyer. Enfin, une fois le fichier uploadé, le destinataire recevra un email de notification avec le lien de téléchargement. Cependant, le lien est valable pour une durée limitée de 7 jours.

5. Adoptez les bons gestes pour un usage numérique plus respectueux de l’environnement

Ce n’est plus un secret : l’activité numérique pollue. Avec la progression de la transformation numérique des entreprises, le bilan carbone du secteur risque de s’alourdir. 

 

Les e-mails sont une des activités la plus polluante. En moyenne, les salariés en envoient 33 par jour. Ce qui, pour un message de 1 Mo (donc sans pièce jointe), équivaut à 180 kg de CO2 en une année – ou un trajet de 1 000 km en voiture. Et le pire dans tout ça, c’est que 80 % des e-mails restent non lus.

 

Lorsque vous stockez un e-mail pendant un an, ce dernier produit 10 grammes de CO2. Pour allier écologie et technologie, pensez donc à régulièrement faire le tri dans vos e-mails avec l’outil Cleanfox par exemple.

 

Nous souhaitons pouvoir consulter nos documents n’importe quand et depuis n’importe quel appareil. Et pour cela nous stockons tout sur un Cloud. Cependant, stocker vos données en ligne consomme beaucoup d’énergie. Privilégiez donc des supports physiques tels que des clés USB ou des disques durs externes et, si vous êtes sûr(e) que votre destinataire aura le temps de les télécharger, privilégiez des outils d’envoi de fichiers lourds sans stockage.

Organisez votre boîte mail par catégories et par libellés. Pensez à nettoyer régulièrement votre boîte de reception pour limiter votre impact sur l’environnement.  Privilégiez également le stockage de vos fichiers sur des supports physiques et envoyez-les via des services d’envoi sans stockage.